Đất ông bà để lại, đất mua bằng giấy viết tay hay đất gia đình đã ở mấy chục năm mà chưa có sổ – liệu có làm được Giấy chứng nhận? Từ ngày 01/7/2025, Chủ tịch UBND cấp xã là người cấp sổ đỏ lần đầu cho cá nhân, và người dân được chọn nơi nộp hồ sơ trong phạm vi tỉnh. Bài viết giúp bạn tự xác định thửa đất thuộc trường hợp nào, cần chuẩn bị gì và khi nào nên nhờ luật sư rà soát trước khi nộp.
1. Cấp sổ đỏ lần đầu là gì?
“Sổ đỏ” là cách gọi quen thuộc của Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Cấp lần đầu là việc Nhà nước công nhận quyền của người đang sử dụng một thửa đất chưa từng được cấp giấy. Thủ tục này đi cùng với đăng ký đất đai lần đầu.
| Thủ tục | Áp dụng khi |
| Cấp lần đầu | Thửa đất chưa từng có Giấy chứng nhận |
| Cấp đổi | Đã có sổ, nay đổi sang giấy mới (sổ hư hỏng, đo đạc lại…) |
| Cấp lại | Đã có sổ nhưng bị mất |
| Đăng ký biến động | Đã có sổ, nay chuyển nhượng, thừa kế, chuyển mục đích… |
2. Ai được cấp sổ đỏ lần đầu?
Luật Đất đai 2024 chia làm 02 trường hợp: người sử dụng đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất hay không, và việc sử dụng đất có vi phạm hay không. Trả lời đúng hai câu này là bước quan trọng nhất, vì nó quyết định hồ sơ, điều kiện và nghĩa vụ tài chính.
2.1. Đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất.
Các nhóm giấy tờ thường gặp gồm:
- Những giấy tờ về quyền được sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Một trong các giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho người sử dụng đất, gồm: Bằng khoán điền thổ; Văn tự đoạn mãi bất động sản có chứng nhận của cơ quan thuộc chế độ cũ; Văn tự mua bán nhà ở, tặng cho nhà ở, đổi nhà ở, thừa kế nhà ở mà gắn liền với đất ở có chứng nhận của cơ quan thuộc chế độ cũ; Bản di chúc hoặc giấy thỏa thuận tương phân di sản về nhà ở được cơ quan thuộc chế độ cũ chứng nhận; Giấy phép cho xây cất nhà ở; Giấy phép hợp thức hóa kiến trúc của cơ quan thuộc chế độ cũ cấp; Bản án của Tòa án thuộc chế độ cũ đã có hiệu lực thi hành;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính;
- Giấy tờ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã xác nhận đã sử dụng đất trước ngày 15 tháng 10 năm 1993;
- Sổ mục kê, sổ kiến điền lập trước ngày 18 tháng 12 năm 1980 mà có tên người sử dụng đất;
- Một trong các giấy tờ được lập trong quá trình thực hiện đăng ký ruộng đất theo Chỉ thị số 299/TTg ngày 10 tháng 11 năm 1980 của Thủ tướng Chính phủ về công tác đo đạc, phân hạng và đăng ký ruộng đất trong cả nước do cơ quan nhà nước đang quản lý mà có tên người sử dụng đất, bao gồm: Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã xác định người đang sử dụng đất là hợp pháp; Bản tổng hợp các trường hợp sử dụng đất hợp pháp do Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã hoặc cơ quan quản lý đất đai cấp huyện, cấp tỉnh lập; Đơn xin đăng ký quyền sử dụng ruộng đất; Giấy tờ về việc chứng nhận đã đăng ký quyền sử dụng đất của Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện hoặc cấp tỉnh cấp cho người sử dụng đất;
- Giấy tờ về việc kê khai, đăng ký nhà cửa được Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện hoặc cấp tỉnh xác nhận mà trong đó có ghi diện tích đất có nhà;
- Giấy tờ của đơn vị quốc phòng giao đất cho cán bộ, chiến sĩ làm nhà ở theo Chỉ thị số 282/CT-QP ngày 11 tháng 7 năm 1991 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng mà việc giao đất đó phù hợp với quy hoạch sử dụng đất làm nhà ở của cán bộ, chiến sĩ trong quy hoạch đất quốc phòng đã được phê duyệt tại thời điểm giao đất;
- Dự án hoặc danh sách hoặc văn bản về việc di dân đi xây dựng khu kinh tế mới, di dân tái định cư được Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mà có tên người sử dụng đất;
- Giấy tờ có nội dung về quyền sở hữu nhà ở, công trình; giấy tờ về việc xây dựng, sửa chữa nhà ở, công trình được Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh hoặc cơ quan quản lý nhà nước về nhà ở, xây dựng chứng nhận hoặc cho phép;
- Giấy tờ tạm giao đất của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh; Đơn đề nghị được sử dụng đất được Ủy ban nhân dân cấp xã, hợp tác xã nông nghiệp phê duyệt, chấp thuận trước ngày 01 tháng 7 năm 1980 hoặc được Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh phê duyệt, chấp thuận;
- Giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giao đất cho cơ quan, tổ chức để bố trí đất cho cán bộ, công nhân viên tự làm nhà ở hoặc xây dựng nhà ở để phân hoặc cấp cho cán bộ, công nhân viên bằng vốn không thuộc ngân sách nhà nước hoặc do cán bộ, công nhân viên tự đóng góp xây dựng;
- Giấy tờ khác về quyền sử dụng đất có trước ngày 15 tháng 10 năm 1993 do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định phù hợp với thực tiễn của địa phương.
2.2. Đất không có giấy tờ
Không có giấy tờ vẫn có thể được cấp sổ nếu đáp ứng điều kiện. Luật chia theo thời điểm bắt đầu sử dụng đất:
| Thời điểm bắt đầu sử dụng đất | Ghi chú |
| Trước ngày 18/12/1980 | Nhóm sử dụng lâu nhất |
| Từ ngày 18/12/1980 đến trước ngày 15/10/1993 | |
| Từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2014 | Mốc cuối được kéo dài thêm 10 năm so với luật cũ |
Điều kiện chung: đất được sử dụng ổn định, không vi phạm pháp luật về đất đai, không thuộc trường hợp giao đất không đúng thẩm quyền và không có tranh chấp, phù hợp với quy hoạch sử dụng đất thì đủ điều kiện để Nhà nước xem xét cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. PHần diện tích đất được công nhận là đất ở và nghĩa vụ tiền sử dụng đất khác nhau theo từng mốc thời gian. Cụ thể:
a/ Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất trước ngày 18 tháng 12 năm 1980, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất như sau:
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất bằng hoặc lớn hơn hạn mức công nhận đất ở theo quy định của UBND cấp tỉnh nơi có đất thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức công nhận đất ở và không phải nộp tiền sử dụng đất.
Trường hợp diện tích đất đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống lớn hơn hạn mức công nhận đất ở theo quy định của UBND cấp tỉnh nơi có đất thì diện tích đất ở được công nhận theo diện tích thực tế đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống đó; người sử dụng đất phải nộp tiền sử dụng đất đối với diện tích vượt hạn mức công nhận đất ở;
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất nhỏ hơn hạn mức công nhận đất ở theo quy định của UBND cấp tỉnh nơi có đất thì diện tích đất ở được xác định là toàn bộ diện tích thửa đất đó và không phải nộp tiền sử dụng đất;
– Đối với thửa đất có sử dụng vào mục đích sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp, thương mại, dịch vụ thì công nhận đất cơ sở sản xuất phi nông nghiệp, đất thương mại, dịch vụ theo diện tích thực tế đã sử dụng; hình thức sử dụng đất được công nhận như hình thức giao đất có thu tiền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất là ổn định lâu dài;
– Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi đã được xác định theo quy định trên thì được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.
Trường hợp hiện trạng sử dụng là đất nông nghiệp thì được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất; nếu người sử dụng đất có nhu cầu công nhận vào mục đích đất phi nông nghiệp mà phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cấp huyện hoặc quy hoạch chung hoặc quy hoạch phân khu hoặc quy hoạch xây dựng hoặc quy hoạch nông thôn thì được công nhận vào mục đích đó và phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định của pháp luật;
b/ Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất từ ngày 18 tháng 12 năm 1980 đến trước ngày 15 tháng 10 năm 1993, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất như sau:
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất bằng hoặc lớn hơn hạn mức công nhận đất ở theo quy định của UBND cấp tỉnh nơi có đất thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức công nhận đất ở và không phải nộp tiền sử dụng đất.
Trường hợp diện tích đất đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống lớn hơn hạn mức công nhận đất ở thì diện tích đất ở được công nhận theo diện tích thực tế đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống đó; người sử dụng đất phải nộp tiền sử dụng đất đối với diện tích vượt hạn mức công nhận đất ở;
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất nhỏ hơn hạn mức công nhận đất ở theo quy định thì diện tích đất ở được xác định là toàn bộ diện tích thửa đất đó và không phải nộp tiền sử dụng đất;
– Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi đã được xác định theo quy định nêu trên thì được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.
c/ Hộ gia đình, cá nhân sử dụng đất từ ngày 15 tháng 10 năm 1993 đến trước ngày 01 tháng 7 năm 2014, nay được Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất như sau:
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất bằng hoặc lớn hơn hạn mức giao đất ở theo quy định thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức giao đất ở; trường hợp diện tích đất đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống lớn hơn hạn mức giao đất ở thì công nhận diện tích đất ở theo diện tích thực tế đã xây dựng nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống đó;
– Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ đời sống nếu diện tích thửa đất nhỏ hơn hạn mức giao đất ở theo quy định tại thì toàn bộ diện tích thửa đất được công nhận là đất ở;
– Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi đã được xác định theo quy định nêu trên thì được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.
2.3. Đất có vi phạm hoặc được giao không đúng thẩm quyền.
Đất lấn chiếm, sử dụng sai mục đích hoặc được giao bởi người không có thẩm quyền không phải lúc nào cũng bị từ chối. Pháp luật có cơ chế xử lý riêng theo thời điểm vi phạm và hiện trạng. Đây là nhóm hồ sơ phức tạp nhất, nên được đánh giá trên giấy tờ cụ thể (xem thêm: Đất lấn chiếm, sử dụng ổn định lâu năm có được cấp sổ?).
3. Những trường hợp không được cấp sổ.
Dù có giấy tờ hay đã sử dụng lâu năm, thửa đất sẽ không được cấp sổ nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
- Đất nông nghiệp sử dụng vào mục đích công ích;
- Đất được giao để quản lý;
- Đất thuê, thuê lại của người sử dụng đất khác (có ngoại lệ);
- Đất nhận khoán (có ngoại lệ);
- Đất đã có quyết định thu hồi, trừ khi đã quá 03 năm kể từ khi có quyết định mà không thực hiện;
- Đất đang có tranh chấp, đang bị kê biên để thi hành án hoặc áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời;
- Đất giao không thu tiền cho tổ chức để xây dựng công trình công cộng không nhằm kinh doanh.
Trên thực tế, hai trường hợp hay gặp nhất là đất đang có tranh chấp và đất nằm trong khu vực quy hoạch phải thu hồi để thực hiện Dự án. Nếu đất đang tranh chấp, cần giải quyết tranh chấp trước (xem: Giải quyết tranh chấp đất đai).
4. Nộp hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu ở đâu?
Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 151/2025/NĐ-CP thay đổi ba điểm mà người làm sổ lần đầu cần biết:
- Người cấp sổ: Chủ tịch UBND cấp xã cấp Giấy chứng nhận lần đầu trong các trường hợp trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện;
- Nơi nộp hồ sơ: Người dân được chọn một trong các nơi tiếp nhận trên địa bàn cấp tỉnh, như Bộ phận hành chính công cấp xã hoặc Trung tâm dịch vụ hành chính công cấp tỉnh. Hồ sơ cũng có thể nộp qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến.
5. Hồ sơ cần chuẩn bị (checklist)
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký đất đai, cấp sổ lần đầu của cá nhân gồm các Giấy tờ chính như sau:
- Giấy tờ về quyền sử dụng đất; (nếu có)
- Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất, nếu đăng ký cả nhà ở, công trình;
- Mảnh trích đo bản đồ địa chính (nếu có)
- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ về miễn, giảm (nếu có)
- Giấy tờ tùy trường hợp: về thừa kế; về việc giao đất không đúng thẩm quyền; về xử phạt vi phạm; văn bản về quyền đối với thửa đất liền kề……….vv;
- Giấy ủy quyền, nếu nhờ người khác nộp
Chú ý: Trước khi nộp, đối chiếu tên, năm sinh, số thửa, diện tích trên mọi giấy tờ. Sai lệch nhỏ giữa các giấy tờ là lý do phổ biến khiến hồ sơ phải bổ sung.
6. Thời hạn cấp sổ đỏ lần đầu bao lâu???
- Nộp hồ sơ tại nơi tiếp nhận đã chọn; hồ sơ đủ thì nhận phiếu hẹn, thiếu thì được hướng dẫn bổ sung.
- Xem xét hồ sơ và hiện trạng thửa đất; nếu chưa có bản đồ địa chính thì thực hiện trích đo.
- Xác định và thông báo nghĩa vụ tài chính; người dân nộp tiền theo thông báo.
- Chủ tịch UBND cấp xã ký Giấy chứng nhận; người dân nhận kết quả tại nơi đã nộp.
| Công đoạn | Thời hạn tối đa | Căn cứ |
| Đăng ký đất đai lần đầu | 17 ngày làm việc (trước 01/7/2025 là 20 ngày) | Nghị định 151/2025/NĐ-CP |
| Cấp Giấy chứng nhận lần đầu | 3 ngày làm việc | Nghị định 101/2024/NĐ-CP, Nghị định 151/2025/NĐ-CP |
Thời hạn tính từ khi hồ sơ hợp lệ. Một số khoảng thời gian không tính vào thời hạn (ví dụ thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính), và xã vùng sâu, vùng xa có thể được cộng thêm thời gian.
7. Nghĩa vụ tài chính khi làm sổ lần đầu
Tùy nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất, người dân có thể phải nộp: tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, lệ phí cấp Giấy chứng nhận, phí thẩm định hồ sơ và chi phí đo đạc (nếu có). Mức phí, lệ phí do HĐND cấp tỉnh quy định nên khác nhau giữa các địa phương.
Trong bài viết này chúng tôi không nêu con số cụ thể vì nghĩa vụ phụ thuộc vào từng hồ sơ và thông báo của cơ quan thuế. Cách tính tiền sử dụng đất được phân tích tại bài viết: Tiền sử dụng đất khi lên thổ cư theo quy định mới.
8. Sai lầm thường gặp khiến hồ sơ bị trả hoặc kéo dài
- Dùng thông tin cũ: vẫn thực hiện theo quy định trước ngày 01/7/2025;
- Giấy tờ đứng tên người đã mất mà chưa giải quyết thừa kế giữa những người có quyền.
- Ranh giới chưa thống nhất với hàng xóm trước khi đo đạc, dễ phát sinh tranh chấp giữa chừng.
- Thông tin giữa các giấy tờ không khớp: họ tên, năm sinh, số thửa, diện tích.
- Kê khai thời điểm sử dụng đất không có căn cứ. Thời điểm sử dụng đất ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện và nghĩa vụ tài chính, nên phải kê khai đúng sự thật và có tài liệu chứng minh.
- Tin vào lời hứa “lo trọn gói, đảm bảo có sổ”. Không ai có thể cam kết kết quả thay cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Rà soát hồ sơ trước khi nộp?
Phần lớn hồ sơ cấp sổ lần đầu không vướng ở thủ tục, mà vướng ở việc xác định sai nhóm trường hợp ngay từ đầu. Việc rà soát trước giúp tránh nộp đi nộp lại và phát hiện sớm nguy cơ tranh chấp. Nên trao đổi với luật sư khi:
- Giấy tờ mang tên người khác hoặc người đã mất.
- Giấy tờ lập từ trước năm 1993 hoặc từ thời chế độ cũ.
- Diện tích thực tế khác với giấy tờ, hoặc có phần đất giáp ranh chưa rõ người sử dụng.
- Thửa đất có phần lấn chiếm, xây dựng không phép hoặc nằm trong khu vực có quy hoạch, thu hồi.
- Hồ sơ đã bị trả hoặc bị từ chối bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Đất ông bà để lại không có giấy tờ có làm sổ được không? Có thể, nếu đất được sử dụng ổn định từ trước ngày 01/7/2014 và đáp ứng các điều kiện tại Điều 138 Luật Đất đai 2024. Thời điểm bắt đầu sử dụng đất quyết định điều kiện và nghĩa vụ tài chính.
Đất đang có tranh chấp có được cấp sổ không? Không. Theo Điều 151, đất đang có tranh chấp không được cấp sổ cho đến khi tranh chấp được giải quyết.
Làm sổ đỏ lần đầu mất bao lâu? Tối đa 17 ngày làm việc cho đăng ký đất đai lần đầu và 3 ngày làm việc cho việc cấp giấy, tính từ khi hồ sơ hợp lệ, không kể một số khoảng thời gian theo quy định.
Bỏ cấp huyện rồi thì nộp hồ sơ ở đâu? Bạn được chọn nơi tiếp nhận trên địa bàn tỉnh, thành phố nơi có đất, hoặc nộp trực tuyến. Chủ tịch UBND cấp xã là người ký cấp sổ lần đầu.
Có phải đo đạc lại thửa đất không? Nếu nơi có đất chưa có bản đồ địa chính hoặc hiện trạng khác bản đồ, thửa đất sẽ được trích đo; chi phí đo đạc do người đề nghị cấp sổ chi trả. [CẦN KIỂM CHỨNG]
Có được nhờ người khác nộp hồ sơ thay không? Có, kèm giấy ủy quyền theo quy định.
Đất đã có quyết định thu hồi còn làm sổ được không? Không, trừ khi đã quá 03 năm kể từ khi có quyết định thu hồi mà quyết định không được thực hiện.
Cấp sổ đỏ lần đầu hiện nay đơn giản hơn về nơi nộp và thời gian, nhưng điều kiện được cấp vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, thời điểm và hiện trạng sử dụng đất. Xác định đúng thửa đất thuộc nhóm nào, giải quyết trước các vướng mắc về thừa kế và ranh giới là cách tiết kiệm thời gian nhất.
Nếu giấy tờ thửa đất của bạn đứng tên người đã mất, có từ trước năm 1993 hay diện tích thực tế không khớp, Luật Duy Hưng có thể rà soát hồ sơ và xác định trường hợp áp dụng trước khi bạn nộp.
Bạn hoặc người thân đang gặp vướng mắc pháp lý về nhà đất vui lòng tham khảo và theo dõi “Cẩm nang pháp lý nhà đất” tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Luật Miễn Phí.
- VPGD Hà Nội: Số 181-183, phố Nguyễn Cảnh Dị, KĐT Đại Kim - Định Công, phường Định Công, Tp.Hà Nội. (Xem đường đi)
- Chi nhánh Hà Nam: Tổ dân phố Thịnh Đại, phường Lê Hồ, tỉnh Ninh Bình (Xem đường đi)
- Hotline (Zalo) tư vấn: 0964653879 – Zalo: Luật Duy Hưng - Email: luatduyhung@gmail.com
- Mời Quý vị theo dõi Luật Duy Hưng tại đây:
- Cam kết cung cấp dịch vụ "Tận Tâm - Uy Tín - Hiệu Quả"
