Sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) là chứng thư pháp lý quan trọng nhất đối với người sử dụng đất. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít trường hợp sổ đỏ được cấp nhưng lại ghi sai mục đích sử dụng đất. Ví dụ: đất trồng cây lâu năm lại được ghi thành đất ở; đất nông nghiệp được ghi thành đất sản xuất kinh doanh; hoặc đất ở được ghi thành đất vườn.
Sai sót này xuất phát từ nhiều nguyên nhân: cơ quan địa chính nhầm lẫn khi nhập dữ liệu; hồ sơ lịch sử về đất đai không rõ ràng; người dân kê khai chưa chuẩn xác… Dù nguyên nhân nào, hậu quả để lại đều nghiêm trọng: người dân bị hạn chế quyền chuyển nhượng, không được phép xây dựng hoặc xin cấp phép xây dựng, thậm chí bị truy thu tiền sử dụng đất.
Bài viết này sẽ phân tích đầy đủ cơ sở pháp lý, thủ tục và hướng dẫn cụ thể để người dân có thể yêu cầu cấp lại sổ đỏ khi bị ghi sai mục đích sử dụng đất.
Căn cứ chứng minh việc ghi sai mục đích sử dụng đất
Để yêu cầu cơ quan nhà nước cấp lại sổ đỏ, người sử dụng đất cần chứng minh được sổ đỏ hiện tại ghi sai. Các căn cứ thường bao gồm các tài liệu sau:
– Hồ sơ gốc về nguồn gốc đất:
+/ Quyết định giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất.
+/ Biên bản xét duyệt, giấy tờ mua bán, chuyển nhượng hợp pháp từ trước.
– Thông tin trong hồ sơ địa chính:
+/ Sổ mục kê đất đai, bản đồ địa chính, trích đo thửa đất.
+/ Phiếu xác nhận loại đất trong quản lý của UBND cấp xã.
– Tài liệu về nghĩa vụ tài chính:
+/ Biên lai nộp thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế nhà đất, tiền sử dụng đất.
+/ Nếu đã nộp tiền sử dụng đất theo loại đất ở nhưng sổ đỏ lại ghi là đất nông nghiệp → chứng cứ rõ ràng.
– Xác nhận của chính quyền địa phương:
+/ UBND xã/phường nơi có đất xác nhận thực tế quá trình sử dụng đất.
+/ Biên bản kiểm tra hiện trạng sử dụng đất.
Ví dụ thực tế: Ông A ở Nam Định được giao đất ở ổn định từ năm 1992, đã nộp tiền sử dụng đất và có biên lai. Tuy nhiên, sổ đỏ cấp năm 2005 lại ghi là “đất trồng cây lâu năm”. Ông A nộp hồ sơ yêu cầu cấp lại, căn cứ vào biên lai nộp tiền sử dụng đất và quyết định giao đất ở năm 1992, cơ quan chức năng buộc phải đính chính và cấp lại sổ đỏ theo mục đích đất ở.
Trình tự, thủ tục cấp lại sổ đỏ do ghi sai mục đích sử dụng đất
Chuẩn bị hồ sơ gồm:
– Đơn đề nghị cấp lại sổ đỏ (theo mẫu).
– Bản gốc Giấy chứng nhận đã cấp.
– Tài liệu chứng minh sai sót (quyết định giao đất, biên lai nghĩa vụ tài chính, bản đồ địa chính, xác nhận của UBND xã).
– Bản trích lục hồ sơ địa chính (nếu có).
Nộp hồ sơ
– Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (theo mô hình chính quyền 2 cấp sau 01/7/2025).
– Hoặc tại Trung tâm dịch vụ hành chính công
Quy trình giải quyết việc cấp lại “Sổ đỏ” do ghi sai mục đích sử dụng đất.
Bước 1 — Kiểm tra hình thức và tính đầy đủ hồ sơ (cơ quan tiếp nhận)
Công việc: Nhân viên Bộ phận Một cửa (hoặc Văn phòng đăng ký) kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ thành phần theo danh mục (mẫu đơn, bản gốc sổ, chứng cứ chứng minh sai sót, văn bản ủy quyền). Nếu thiếu, cơ quan hướng dẫn yêu cầu người nộp bổ sung trong thời hạn.
Kết quả: Biên bản/phiếu tiếp nhận hoặc văn bản yêu cầu bổ sung hồ sơ; hẹn trả kết quả chính thức.
Bước 2 — Chuyển hồ sơ tới cơ quan quản lý chuyên môn (Văn phòng đăng ký đất đai / Cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh)
Công việc: Bộ phận Một cửa gửi hồ sơ cho Văn phòng đăng ký đất đai (hoặc chi nhánh VPĐK ĐĐ) để thẩm tra chi tiết; nếu hồ sơ do UBND xã tiếp nhận, UBND xã sẽ chuyển theo quy định phân cấp. Đây là bước bắt buộc theo quy trình chuẩn hóa TTHC.
Kết quả: Hồ sơ tới Văn phòng đăng ký; văn bản xác nhận việc chuyển.
Bước 3 — Đối chiếu hồ sơ địa chính, tra cứu dữ liệu (kiểm tra hành chính)
+/ Kiểm tra trích lục hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính, sổ mục kê liên quan thửa đất (nếu địa phương đã số hóa thì tra cứu trong cơ sở dữ liệu đất đai).
+/ Đối chiếu nội dung trên Giấy chứng nhận với hồ sơ gốc: quyết định giao đất, giấy tờ trước đây, biên lai nộp nghĩa vụ tài chính, hồ sơ đo đạc.
+/ Kiểm tra xem thông tin “mục đích sử dụng đất” trên GCN phù hợp hay chưa với hồ sơ lưu trữ và thực tế quản lý.
Kết quả: Trích lục hồ sơ địa chính, bản sao tài liệu liên quan, ghi chú đối chiếu.
Bước 4 — Kiểm tra hiện trạng thực địa (nếu cần)
Nếu hồ sơ địa chính không đủ rõ ràng (bản đồ cũ, không số hóa) hoặc có nghi vấn hiện trạng khác với hồ sơ, Văn phòng đăng ký sẽ yêu cầu đo đạc, trích đo hoặc phối hợp với cán bộ địa chính xã để kiểm tra thực địa (hiện trạng sử dụng, ranh giới, mục đích sử dụng thực tế). Quy trình đo đạc/trích đo được thực hiện theo quy định kỹ thuật và mẫu hồ sơ.
Kết quả: Biên bản kiểm tra hiện trạng; mảnh trích đo mới; biên bản đo đạc; bản vẽ hiện trạng.
Bước 5 — Xác minh nghĩa vụ tài chính và lịch sử hồ sơ
Kiểm tra các biên lai, hồ sơ nộp tiền sử dụng đất/thuế, các quyết định liên quan (nếu có). So sánh việc đã nộp với loại đất được ghi trên hồ sơ: ví dụ nếu người dân đã nộp tiền theo đất ở nhưng GCN lại ghi đất trồng cây lâu năm, đó là chứng cứ mạnh để xác định GCN được cấp sai mục đích.
Kết quả: Tập hợp chứng cứ tài chính; báo cáo xác minh
Bước 6 — Xác định nguyên nhân sai sót (độ lỗi) và hướng xử lý.
+/ Phân loại nguyên nhân: (A) lỗi do cơ quan nhà nước (nhập liệu/nhầm mục đích khi cấp); (B) lỗi do hồ sơ người dân (khai sai, thiếu chứng cứ);
+/ Căn cứ tình trạng, cơ quan sẽ chọn hướng xử lý: Cấp lại (sửa lỗi trên GCN và hồ sơ địa chính), thu hồi và cấp lại (nếu sai quá lớn/được quy định thu hồi), hoặc chuyển cơ quan có thẩm quyền xử lý (ví dụ thanh tra/điều tra hoặc Tòa án) nếu liên quan đến hành vi gian dối.
Kết quả: Biên bản kết luận nội dung và nguyên nhân sai sót (có chữ ký cán bộ), phân loại hướng xử lý.
Bước 7 — Lập tờ trình / dự thảo quyết định
Văn phòng đăng ký đất đai soạn Tờ trình (hoặc báo cáo chuyên môn) dựa trên biên bản kiểm tra, kèm tất cả tài liệu chứng minh, đề xuất đính chính (nêu chi tiết các nội dung cần sửa: mục đích sử dụng, diện tích, tên chủ,…) hoặc đề xuất thu hồi/cấp lại.
Trường hợp vụ việc phức tạp (liên ngành, liên quan đất quy hoạch, tranh chấp), Văn phòng có thể lấy ý kiến của Sở TN&MT, Thanh tra hoặc các đơn vị liên quan trước khi hoàn chỉnh tờ trình.
Kết quả: Tờ trình kèm hồ sơ chứng minh, biên bản kiểm tra, mảnh trích đo (nếu có).
Bước 8 — Quyết định của cơ quan có thẩm quyền
Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành quyết định thu hồi “Sổ đỏ” đã cấp do ghi sai mục đích sử dụng đất, đồng thời ban hành quyết định cấp “Sổ đỏ” mới với mục đích sử dụng đất được ghi theo đúng tài liệu hồ sơ địa chính và hiện trạng sử dụng.
Kết quả: Văn bản quyết định đính chính/thu hồi/cấp lại (có số hiệu, ký, đóng dấu); lệnh thu hồi (nếu thu hồi).
Một số lưu ý quan trọng khi thu thập thông tin dữ liệu đất đai để chứng minh sai sót
Trong thực tiễn, người dân thường không biết lấy đâu ra giấy tờ chứng minh. Có thể thực hiện theo các cách sau:
+/ Xin trích lục hồ sơ địa chính tại Văn phòng đăng ký đất đai.
+/ Xin xác nhận quá trình sử dụng đất từ UBND xã/phường.
+/ Tra cứu cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia (nếu địa phương đã số hóa dữ liệu).
+/ Yêu cầu cung cấp quyết định giao đất, cho thuê đất tại Phòng Tài nguyên và Môi trường hoặc lưu trữ cấp tỉnh.
Ví dụ: Bà B ở Đà Nẵng phát hiện sổ đỏ của gia đình ghi là “đất trồng cây lâu năm” trong khi thực tế đã có quyết định giao đất ở từ năm 1998. Bà B liên hệ Văn phòng đăng ký đất đai để xin trích lục quyết định giao đất và hồ sơ địa chính. Sau khi có tài liệu, bà nộp hồ sơ yêu cầu cấp lại, cơ quan chức năng đã cấp lại sổ đỏ theo đúng mục đích đất ở.
Sai sót trong việc ghi mục đích sử dụng đất trên sổ đỏ không chỉ gây bất tiện mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người sử dụng đất. Luật Đất đai 2024 và Nghị định 151/2025 đã quy định rất rõ về thủ tục cấp lại sổ đỏ trong trường hợp ghi sai mục đích sử dụng đất. Người dân chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ, chứng cứ chứng minh và nộp tại cơ quan đăng ký đất đai là có thể được giải quyết trong thời gian ngắn, chi phí thấp.
Trên đây là mộ số nội dung cơ bản theo quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục cấp lại “Sổ đỏ” do ghi sai mục đích sử dụng đất. Để tìm hiểu thêm các nội dung khác có liên quan trong lĩnh vực đất đai, đề nghị Quý khách tham khảo tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Miễn Phí.
Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
Trân trọng./.
