Trong kỷ nguyên số, hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT) đã trở thành một giải pháp công nghệ tối ưu giúp doanh nghiệp và người lao động tối giản quy trình giao kết. Vậy pháp luật hiện hành quy định về HĐLĐĐT như thế nào, hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Khái niệm và Giá trị pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử
Tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP có quy định: “HĐLĐĐT là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy”
Theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019:
“Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”
Như vậy, về mặt pháp lý, HĐLĐĐT hoàn toàn có giá trị tương đương với hợp đồng bằng giấy truyền thống, miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện chuẩn về thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử.
Các điều kiện để Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực
Việc giao kết HĐLĐĐT được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:
– Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu HĐLĐĐT; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
– Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu HĐLĐĐT đã được giao kết trên eContract.
– Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
– Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
– Có chức năng chứng thực HĐLĐĐT theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực HĐLĐĐT trước khi gửi HĐLĐĐT về Nền tảng HĐLĐĐT để gắn ID.
– Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa HĐLĐĐT và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
– Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
– Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch HĐLĐĐT.
– Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng HĐLĐĐT theo quy định của Bộ Nội vụ.
– Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.
Những nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng
Dù thể hiện dưới dạng số, HĐLĐĐT vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 về các nội dung chủ yếu :
– Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và họ tên, chức danh của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động;
– Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người giao kết hợp đồng lao động bên phía người lao động;
– Công việc và địa điểm làm việc;
– Thời hạn của hợp đồng lao động;
– Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
– Chế độ nâng bậc, nâng lương;
– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
– Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
– Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp;
– Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.
Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
HĐLĐĐT có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào HĐLĐĐT, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Việc áp dụng đúng HĐLĐĐT không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự mà còn góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động của doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp và lao động, mời bạn đọc tham khảo các bài viết khác tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Luật Miễn Phí.
Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
Trân trọng./.
