Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến theo quy định mới, nhiều cá nhân và tổ chức vẫn gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ điện tử, ký số, hoặc xử lý lỗi hệ thống. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định pháp lý mới nhất, những điểm thay đổi đáng chú ý trong quy trình đăng ký online, cũng như vai trò của luật sư trong việc đảm bảo hồ sơ hợp lệ và được phê duyệt nhanh chóng.
Quy định mới về đăng ký doanh nghiệp trực tuyến năm 2025
Tai khoản 12 Điều 1 Luật Doanh nghiệp sửa đổi 2025 chính thức bãi bỏ khoản 3 và 4 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, đồng thời bổ sung quy định mới về phương thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Theo đó có thể hiểu như sau:
– Người thành lập doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo ba hình thức: trực tiếp, qua bưu chính, hoặc qua mạng điện tử.
– Hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.
– Thời hạn xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
– Chính phủ quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục, và liên thông trong đăng ký doanh nghiệp.
Ngày 30/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 168/2025/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15/10/2020 quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
Theo đó, Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã thay đổi căn bản phương thức đăng ký doanh nghiệp, đặc biệt là trong hình thức đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
– Điều 37 Nghị định này quy định cụ thể về đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, trong đó quy định rõ khái niệm đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử
– Điều 38 quy định chi tiết về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử, bao gồm các tiêu chuẩn đối với hồ sơ điện tử, tiêu chuẩn kỹ thuật định dạng, và yêu cầu ký xác thực bằng chữ ký số hoặc hình thức xác thực điện tử hợp lệ.
Như vậy, từ ngày 01/7/2025, hình thức xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh trước đây đã chính thức bị bãi bỏ, thay thế bằng phương thức ký số hoặc xác thực điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Sự thay đổi này nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tính pháp lý của hồ sơ và đồng bộ dữ liệu đăng ký doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước có liên quan.
Tại sao cần chuyển đổi sang hình thức đăng ký trực tuyến
Việc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến (qua mạng) mang lại nhiều lợi ích cả cho người thành lập doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp nói chung:
– Tiết kiệm thời gian & chi phí: không phải gửi văn bản giấy, không đi lại nhiều lần, giảm chi phí in, vận chuyển, etc.
– Minh bạch, hạn chế tiêu cực: hồ sơ được xử lý qua hệ thống, có dấu vết điện tử, giảm tiếp xúc mặt-giấy giữa người dân và cơ quan.
– Giảm sai sót & nâng cao chất lượng dữ liệu: hệ thống có kiểm tra định dạng, dữ liệu bắt buộc, kiểm tra trùng lặp tên, mã số doanh nghiệp, giúp phát hiện lỗi trước khi cấp phép.
– Liên thông hệ thống, chia sẻ dữ liệu: dữ liệu doanh nghiệp dễ kết nối với thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, ngân hàng, giúp quản lý nhà nước hiệu quả hơn.
– Tính pháp lý, công nhận rộng rãi: hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy theo quy định pháp luật.
– Cải cách hành chính & chuyển đổi số: phù hợp định hướng chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ điện tử.
Các điểm mới trong quy trình đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Hồ sơ, thời hạn xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Thứ nhất: Về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Theo quy định tại Chương III của Nghị định 168/2025/NĐ – CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được thực hiện hoàn toàn bằng phương thức điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 38 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ điện tử này có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ giấy.
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:
– Bao gồm đầy đủ giấy tờ và nội dung kê khai đúng theo quy định như hồ sơ bản giấy, được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hợp lệ;
– Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia phải đầy đủ và chính xác;
– Có thông tin số điện thoại và thư điện tử của người nộp hồ sơ để phục vụ việc liên hệ, xác minh;
– Hồ sơ phải được ký số hoặc xác thực điện tử bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp có ủy quyền, hồ sơ phải kèm theo giấy tờ chứng minh việc ủy quyền theo quy định tại Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thể hiện dưới dạng văn bản điện tử theo khoản 9 Điều 3 của Nghị định này.
Đáng chú ý, nếu hồ sơ được gửi sau giờ hành chính, vào ngày nghỉ, ngày lễ, Tết, thời hạn trả kết quả giải quyết sẽ được tính từ ngày làm việc kế tiếp.
Thứ hai: Thời hạn xử lý đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản điện tử về nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người nộp hồ sơ.
– Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, lễ, Tết, thời hạn xử lý được tính từ ngày làm việc kế tiếp.
– Trong trường hợp doanh nghiệp muốn dừng thủ tục khi hồ sơ chưa được chấp thuận, người nộp hồ sơ cần gửi văn bản đề nghị dừng đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan đăng ký sẽ xem xét, hủy hồ sơ nếu yêu cầu là hợp lệ.
Một số lưu ý nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Dưới đây là một số lỗi mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến:
| Lỗi thường gặp | Nguyên nhân | Hậu quả / ghi chú | Cách phòng tránh |
| Thiếu hoặc sai tên file, tên biểu mẫu | File tên không trùng tên loại giấy tờ hoặc không đặt tên đúng chuẩn | Hệ thống từ chối nhận hoặc yêu cầu sửa | Đặt tên file đúng theo hướng dẫn mẫu, giống tên loại giấy tờ |
| File không đúng định dạng / dung lượng quá lớn | File tải lên không phải .word… hoặc quá nặng | Không tải lên được, hệ thống báo lỗi | Giảm dung lượng, dùng định dạng cho phép |
| Chữ ký số chưa hợp lệ, hoặc xác thực sai | Chữ ký số hết hạn, không đúng chủ thể, ký sai phương thức | Hồ sơ bị từ chối xác thực | Kiểm tra thông tin chữ ký số trước khi ký, sử dụng chữ ký số hợp lệ |
| Thiếu thông tin bắt buộc (điện thoại, email, ngày/tháng năm sinh, mã số định danh) | Người kê khai không nhập đầy đủ các trường bắt buộc | Hồ sơ bị trả về yêu cầu bổ sung | Kiểm tra kỹ các trường bắt buộc trước khi nộp |
| Thông tin không trùng khớp với giấy tờ gốc | Nhập tên, địa chỉ, số CMND/CCCD khác so với giấy tờ | Cơ quan đăng ký yêu cầu xác minh hoặc sửa đổi | Nhập đúng như giấy tờ và chuẩn bị bản gốc sẵn để kiểm tra |
| Không bổ sung khi có yêu cầu | Khi nhận thông báo sửa đổi, doanh nghiệp không phản hồi hoặc nộp muộn | Hồ sơ bị hủy | Theo dõi hệ thống, phản hồi kịp thời, cập nhật hồ sơ trong thời hạn cho phép |
| Gửi hồ sơ ngoài giờ / nghỉ lễ nhưng không tính ngày tiếp theo | Người nộp không biết quy định thời hạn xử lý | Lỗi về thời hạn, gây chậm trễ | Nắm rõ quy định thời gian xử lý từ ngày làm việc |
| Ủy quyền thực hiện không đúng hoặc thiếu giấy tờ ủy quyền | Giấy ủy quyền không đúng mẫu, thiếu xác nhận bưu chính | Hồ sơ bị từ chối hoặc không hợp lệ | Kiểm tra mẫu ủy quyền, đóng dấu xác nhận nếu cần |
Ngoài ra, sau 1/7/2025, nếu người nộp vẫn cố gắng sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để ký xác thực hồ sơ, hệ thống sẽ không chấp nhận (vì tài khoản đăng ký kinh doanh bị bãi bỏ) — đây là lỗi rất nghiêm trọng mà doanh nghiệp phải lưu ý.
Vai trò của luật sư trong việc hỗ trợ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Luật sư đóng vai trò quan trọng trong quá trình đăng ký doanh nghiệp trực tuyến, đặc biệt là trong bối cảnh các thủ tục hành chính ngày càng được thực hiện qua môi trường điện tử. Việc có luật sư đồng hành giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và đảm bảo hồ sơ hợp pháp, hợp lệ ngay từ đầu.
Thứ nhất: Hỗ trợ tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp và cơ cấu phù hợp
Luật sư giúp nhà sáng lập phân tích, so sánh giữa các loại hình doanh nghiệp (Công ty TNHH, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…) để lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô, định hướng phát triển và chiến lược quản trị. Đồng thời, luật sư cũng tư vấn về cơ cấu vốn, tỷ lệ sở hữu, quyền và nghĩa vụ của thành viên hoặc cổ đông.
Thứ hai: Soạn thảo và rà soát hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Luật sư hỗ trợ soạn thảo đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến theo quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bao gồm Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ chứng minh vốn góp, thông tin người đại diện theo pháp luật,… Việc rà soát kỹ trước khi nộp giúp tránh sai sót về hình thức, nội dung hoặc pháp lý, vốn là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
Thứ ba: Thực hiện đăng ký doanh nghiệp trực tuyến và làm việc với cơ quan nhà nước
Luật sư có thể thay mặt hoặc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện toàn bộ quy trình đăng ký trực tuyến, bao gồm việc ký xác thực bằng chữ ký số, gửi hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia, theo dõi tiến trình xử lý và phản hồi yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc phát sinh vấn đề pháp lý, luật sư đại diện làm việc với Phòng Đăng ký kinh doanh để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.
Thứ tư: Hỗ trợ tư vấn sau đăng ký doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, luật sư tiếp tục hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan như: soạn thảo hợp đồng nội bộ, quy chế hoạt động; tư vấn tuân thủ pháp luật doanh nghiệp, thuế, lao động, bảo hiểm xã hội.
Sự tham gia của luật sư không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác và đúng quy định, mà còn đảm bảo quá trình hoạt động sau này được an toàn pháp lý và thuận lợi trong quản trị.
Trên đây là một số nội dung cơ bản về “Quy định mới về đăng ký doanh nghiệp trực tuyến năm 2025”. Để tìm hiểu thêm các vấn đề liên quan đến Doanh nghiệp, mời bạn đọc tham khảo Tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Miễn Phí.
Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
Trân trọng./.
