Mất giấy khai sinh bản gốc là tình trạng không ít người gặp phải trong quá trình lưu giữ và sử dụng giấy tờ hộ tịch. Khi bị mất, nhiều người băn khoăn không biết có được cấp lại Giấy khai sinh hay phải xin trích lục, đăng ký lại khai sinh. Vậy mất Giấy khai sinh bản gốc có được cấp lại không? Trường hợp nào phải đăng ký lại khai sinh?
Giấy khai sinh là gì?
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi thực hiện đăng ký khai sinh, nhằm xác nhận các thông tin cơ bản về nhân thân như họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán và thông tin về cha, mẹ.
Giấy khai sinh có ý nghĩa đặc biệt quan trọng bởi đây là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Các hồ sơ, giấy tờ khác của cá nhân có nội dung liên quan đến họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ con phải phù hợp với nội dung trong Giấy khai sinh.
Do đó, Giấy khai sinh thường được sử dụng làm căn cứ để thực hiện nhiều thủ tục hành chính, chẳng hạn như cấp Căn cước, đăng ký kết hôn, thực hiện thủ tục về hộ tịch, xác định quan hệ cha mẹ con hoặc hoàn thiện hồ sơ học tập, việc làm, bảo hiểm…
Lưu ý: Giấy khai sinh bản gốc là giấy tờ được cấp khi đăng ký khai sinh. Việc bị mất bản gốc không đồng nghĩa với việc thông tin khai sinh của cá nhân bị mất, bởi thông tin này được lưu trong Sổ đăng ký khai sinh/cơ sở dữ liệu hộ tịch theo quy định.
Mất Giấy khai sinh bản gốc có phải đăng ký lại khai sinh không?
Theo quy định về đăng ký lại hộ tịch, việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện khi việc sinh trước đây đã được đăng ký, nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
Trường hợp mất bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh vẫn còn: thông thường không thuộc trường hợp đăng ký lại khai sinh. Nếu mất bản chính Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh cũng bị mất/hư hỏng không sử dụng được: có thể thuộc trường hợp đăng ký lại khai sinh, nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật quy định.
Trường hợp có thông tin khai sinh được lưu trong Sổ hộ tịch và chỉ cần giấy tờ để sử dụng trong hồ sơ: có thể đề nghị cấp bản sao trích lục khai sinh. Do đó, trước khi làm thủ tục, người dân nên xác định tình trạng của Sổ đăng ký khai sinh thay vì mặc nhiên yêu cầu đăng ký lại.
Tham khảo thêm bài viết: TRÍCH LỤC KHAI SINH: HỒ SƠ, THỦ TỤC VÀ THỜI GIAN GIẢI QUYẾT
Hồ sơ xin trích lục khi mất giất khai sinh gồm những gì?
Căn cứ vào Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025) quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc như sau:
“Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị định này.
2. Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:
a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
b) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;
c) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký”.
Như vậy, hồ sơ và thủ tục cấp bản sao trích lục khai sinh từ sổ gốc thì người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, bảo đảm nội dung bản sao đúng với thông tin được lưu trong sổ. Nếu sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu. Kết quả được trả theo phương thức mà người yêu cầu đã đăng ký.
Để tìm hiểu thêm các quy định khác có liên quan trong lĩnh vực hành chính, dân sự, hình sự, Quý khách tham khảo các bài viết khác tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Luật Miễn Phí.
Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
Trân trọng./.
