Giấy khai sinh là căn cứ quan trọng để xác định các thông tin hộ tịch cơ bản của mỗi cá nhân. Trường hợp cần sử dụng thông tin khai sinh đã được đăng ký mà không có hoặc không cần sử dụng bản chính Giấy khai sinh, cá nhân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục khai sinh theo quy định pháp luật.
Trích lục khai sinh là gì?
Trích lục khai sinh là văn bản được cấp nhằm chứng minh sự kiện khai sinh của cá nhân đã được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Căn cứ khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014, “Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.”
Như vậy, có thể hiểu trích lục khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp trên cơ sở thông tin khai sinh đã được đăng ký, nhằm chứng minh sự kiện khai sinh và cung cấp các thông tin hộ tịch của cá nhân theo quy định pháp luật.
Ai có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh?
Căn cứ quy định tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
” Điều 16. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
1. Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
2. Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
3. Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết”
Như vậy, người có quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh gồm cá nhân được cấp bản chính; người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cá nhân đó. Trường hợp người được cấp bản chính đã chết, pháp luật còn cho phép cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột và người thừa kế khác yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định.
Do đó, việc cấp trích lục khai sinh không chỉ giới hạn ở chính người được đăng ký khai sinh mà còn được mở rộng cho người đại diện và thân nhân trong những trường hợp pháp luật quy định.
Ai có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh?
Căn cứ theo Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký như sau:
“Điều 63. Cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký
Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Đồng thời căn cứ tại khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 giải thích về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch như sau:
“Điều 4. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
…
5. Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.”
Theo đó, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục giấy khai sinh là Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm những cơ quan sau:
– Cơ quan đăng ký hộ tịch;
– Bộ Tư pháp;
– Bộ Ngoại giao;
– Cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ xin trích lục gồm những gì?
Căn cứ vào Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025) quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc như sau:
“Điều 17. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc
1. Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;
b) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 của Nghị định này.
2. Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:
a) Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;
b) Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;
c) Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo sổ gốc. Trường hợp sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.
Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký”.
Như vậy, hồ sơ và thủ tục cấp bản sao trích lục khai sinh từ sổ gốc thì người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân và giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến.
Sau khi tiếp nhận, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, bảo đảm nội dung bản sao đúng với thông tin được lưu trong sổ. Nếu sổ gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu. Kết quả được trả theo phương thức mà người yêu cầu đã đăng ký.
Thời gian giải quyết trích lục là bao lâu?
Căn cứ Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về thời gian giải quyết thủ tục trích lục khai sinh thông thường là ngay trong ngày làm việc khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay, kết quả sẽ được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Để tìm hiểu thêm các quy định khác có liên quan trong lĩnh vực hành chính, dân sự, hình sự, Quý khách tham khảo các bài viết khác tại đây.
Hoặc liên hệ với Luật Duy Hưng bằng một trong các hình thức sau để được Tư Vấn Luật Miễn Phí.
Rất hân hạnh được phục vụ Quý khách hàng!
Trân trọng./.
